"
Ga naar de inhoud

'Direct duidelijk' helpt overheid met begrijpelijke taal

Datum: 
28/2/2019

Aangaande de aansprakelijkheid gebaseerd op art. 6.174 BW kunnen wij u het volgende berichten. Artikel 6.174 dient aldus geïnterpreteerd te worden, dat de wegbeheerder inderdaad aansprakelijk kan zijn voor zich op de weg bevindende roerende zaken, doch alleen indien dit zaken betreft die op enige wijze verband houden met de weg of weguitrusting.

Bent u nog mee?

Overheden wordt nog wel eens verweten onduidelijk en onnodig ingewikkeld te communiceren. De gevolgen zijn ernstig: een dalend vertrouwen in de overheid en forse financiële gevolgen voor zowel de burger als voor de overheid zelf. Verbetering is dus nodig en ook mogelijk. Voorbeelden uit het buitenland laten zien dat vooral politieke en bestuurlijke wil noodzakelijk is om tot goede resultaten te komen. Met deze vaststelling is het Netwerk Begrijpelijke Overheid (NBO) eind 2018 begonnen met de campagne Direct duidelijk.

Het doel is dat alle Nederlandse overheidsorganisaties voortaan gaan communiceren in duidelijke taal. Campagneleider van Direct duidelijk, Lodewijk van Noort, legt uit hoe we daarvoor kunnen zorgen.

'Bij het omschakelen naar begrijpelijke taal zul je je echt moeten inleven in de doelgroep.'

Om te beginnen met een voor de hand liggende vraag. Waarom schrijven ambtenaren eigenlijk onnodig ingewikkeld?

'Het is blijkbaar iets wat bij alle overheden speelt. Ik denk dat het te maken heeft met het feit dat je als ambtenaar dagelijks wordt omringd door mensen die dezelfde taal spreken. Er wordt veel gebruik gemaakt van jargon. Je werkt per slot van rekening bij een beleidsorganisatie.'

'Veel jonge mensen die aan de slag gaan bij de overheid beginnen fris, maar binnen drie maanden schrijven ze heel ambtelijk. Simpelweg omdat ze denken dat het zo moet. En dan is het moeilijk om je uit die wereld te tillen.'

Hoe moeilijk is het om als organisatie of ambtenaar om te schakelen naar begrijpelijke  taal?

'Dat is niet gemakkelijk. Bij het omschakelen naar begrijpelijke taal zul je je echt moeten inleven in de doelgroep, zeker bij kwetsbare groepen. Dat is bijna een vak. Maar het gaat er vooral om dat je je bewust bent van de ingewikkelde taal die je gebruikt. Dat is een belangrijke eerste stap. Juristen zullen hun tekst bijvoorbeeld beginnen met een juridische redenering, om daarna de gevolgen voor de burger uit te leggen. Een burger wil juist het omgekeerde.'

'Je hoeft het ook niet helemaal zelf te doen. Een collega die daartoe beter onderlegd is, kan bijvoorbeeld helpen. Er zijn ook schrijftips en er staat een checklist op de website van Direct duidelijk waarmee inzichtelijk wordt welke principes erachter zitten. Sommige ambtenaren kunnen het hierna zelfstandig oppakken, anderen zullen ondersteuning nodig blijven hebben.'

'Maar je kunt je tekst ook laten herschrijven door professionals. Als je teksten uitbesteedt, let er dan wel op dat je bij het hele proces nauw betrokken bent, zodat je weet welke afwegingen meespelen om een tekst helderder en duidelijker te maken. Het zit ook niet alleen in de taal, ook de keuze voor het juiste beeld en een goede opmaak zijn van groot belang.'

'Heldere communicatie leidt ook tot efficiency en kostenbesparing.'

De kern van de campagne is om zoveel mogelijk overheden de Direct duidelijk deal te laten ondertekenen. Wat houdt die deal in?

'In het Netwerk Begrijpelijke Overheid kregen we eens een presentatie over een praktijkvoorbeeld uit Noorwegen waaruit bleek dat het gebruik van heldere taal in een overheidsorganisatie vaak afhangt van een paar medewerkers binnen de organisatie. Maar als het in de top belangrijk wordt gevonden, wordt het beleid, en als je beleid hebt, gaat er echt iets gebeuren. Daarom zijn we met die deal begonnen: maak als overheidsorganisatie beleid rond heldere taal en laat dat op een zo hoog mogelijk niveau vastleggen. Dat zie je bijvoorbeeld bij de gemeenten Oss en Etten-Leur, waar bestuurders het op de agenda hebben gezet. Voor de burgemeester van Etten-Leur was dit zelfs een speerpunt. Met de Direct duidelijk deal bouw je ook aan een netwerk van overheden die elkaar nodig hebben en van elkaar kunnen leren.'

'De Direct duidelijk deal past trouwens uitstekend in het inclusiebeleid van de overheid. Daarin is het uitgangspunt dat je als overheid niemand wilt uitsluiten. De bestuurders hebben in de gaten dat het gebruik van ingewikkelde communicatie mensen uitsluit van al het goede dat een overheidsorganisatie te bieden heeft, bijvoorbeeld voorzieningen. Met ingewikkelde communicatie bereik je niet de mensen die ze het hardst nodig hebben. Daarnaast zorgt heldere communicatie ook voor efficiency: minder klachten, minder telefoontjes en mailtjes, wat zorgt voor minder werk voor ambtenaren, kostenbesparingen en een toenemende tevredenheid bij de burger.'

Dat lijkt me een behoorlijke investering. Wat vraagt dat van een organisatie?

'Een deal klinkt zwaar, maar dat is het niet. Met de ondertekening zeg je eigenlijk: ik onderschrijf het en ga ermee aan de slag. Veel organisaties doen al iets zonder het te beseffen, denk bijvoorbeeld aan het gebruik van een schrijfwijzer. Je zou ook een training kunnen geven rond heldere taal en communicatie. Kortom, het is niet heftig of zwaar voor een organisatie, maar als je je committeert, dan moet je het wel doen. Vanuit Direct duidelijk kijken we ieder jaar wat er is gebeurd. Dan kunnen we ook zien of we ergens mee kunnen helpen. Het gaat ons om het positieve effect.'

Moeten ze het alleen doen?

'Onze website biedt een schat aan informatie, met schrijftips, voorbeelden van andere organisaties rond het gebruik van heldere taal, adviezen voor beleid en het schrijven van artikelen en rapporten. We verzorgen ook workshops op aanvraag en organiseren regiobijeenkomsten om overheden te informeren over hoe Direct duidelijk werkt. We willen onder meer antwoord bieden op de vraag hoe je Direct duidelijk blijvend op de kaart zet binnen je organisatie.'

Direct duidelijk past binnen het programma Passend Contact met de Overheid (PCMO) van staatssecretaris van Binnenlandse Zaken Raymond Knops. Direct duidelijk werkt ook nauw samen met de Vlaamse tegenhanger Heerlijk Helder.

Het recht op duidelijke brieven

Verschillende gemeenten hebben ondertussen de Direct duidelijk deal ondertekend. Zo ook de gemeente Etten-Leur.

Miranda de Vries, burgemeester Etten-Leur: “Voor ons als gemeente was het vanzelfsprekend om de Direct duidelijk deal te ondertekenen. Als gemeente vinden we dat alle inwoners recht hebben op duidelijke brieven.“

“We waren als organisatie al een aantal jaar bezig met heldere taal, maar met de ondertekening van de Direct duidelijk deal hebben we een belangrijke stok achter de deur om blijvend aandacht te besteden aan heldere communicatie. Die deal is een mooie extra stimulans.”

Is dat soms moeilijk?

“Dat is niet altijd even gemakkelijk. Soms is er gewoon te weinig tijd om nog eens goed naar een brief te kijken. En je af te vragen: voor wie schrijf ik deze brief eigenlijk? Begrijpt de inwoner welke actie we van hem of haar vragen? En daarnaast kun je ook terugvallen in oude patronen. Maar we moeten duidelijke communicatie, of heldere taal zoals wij zeggen, wel levend houden.”

Hoe houd je het levend? 

“Belangrijk is dat duidelijke communicatie door de hele organisatie belangrijk gevonden wordt, van bestuurders tot de alle medewerkers. Dat is bij ons het geval. En je hoeft het niet alleen te doen. Wij beschikken over schrijfcoaches binnen de verschillende afdelingen die je ondersteunen bij het schrijven van brieven of andere teksten. Daarnaast komt een groep mensen regelmatig bij elkaar en worden er leuke acties verzonnen om anderen te inspireren. Want we willen het niet te zwaar maken, het moet leuk blijven.“

Hoe weet je als gemeente of je duidelijk communiceert?

“Wij hebben de inwoners gevraagd wat ze van onze brieven vonden om te zien waar het goed ging of beter kon. Het is de bedoeling dat we dat blijven herhalen. Daarnaast vragen we onze afdelingen om af en toe brieven en andere communicatie te delen met de schrijfcoaches. Die kunnen de teksten dan bekijken en de collega’s tips geven. We willen daarbij wel het positieve effect benadrukken.”

Heeft u nog een boodschap voor gemeenten die wellicht twijfelen om de deal te ondertekenen? 

“Duidelijk taal is een kwestie van volhouden en er met zijn allen voor gaan. Daar is tijd voor nodig, maar twijfel niet: teken die deal.”

Meer info

De visietekst van Direct duidelijk.

De website van Direct duidelijk.

Reacties

Denk bij het maken van gestandaardiseerde teksten vooral ook aan het minder 'talig' maken van brieven. Dit scheelt zoveel hoofdpijn bij het vinden van de 'juiste' formuleringen. Bij de Sociale Verzekeringsbank hebben we voor het doel 'inclusieve communicatie' zogenoemde designprincipes geschreven. Momenteel ontwikkelen we een brief voor de AOW met gebruik van enkele pictogrammen en korte teksten op B1-niveau. Hierin vertellen we mensen op bladzijde 1 alleen waar het in de kern om gaat: hoeveel AOW krijgt u en wanneer. Onze pre-AOW-community is heel lovend over de brief! Ook gaan we een lezerstest onder laaggeletterden houden en daarna aan een kleine groep vragen wat zij ervan vinden. Je hebt immers toch de klant zelf nodig om de juiste koers te vinden.
Proficiat. Hoe meer een taal duidelijk en simpel wordt, hoe meer deze taal gespreken en gelezen wordt; kijk gewoon naar het engels. Ik ben fransalig en heb moeilijkheden om "de Standaard of de Tijd" te lezen. Indien uw "Wikipedia" leest, kunt U het in "simpel english" lezen... Mijn moeder was vlaming en ik voel mijzelf door haar kultuur aangetrokken. Dus please help me.

Reactie toevoegen

Voor een goed verloop van de reacties op onze berichten, hanteren we enkele spelregels. Publicatie van uw reactie vindt plaats na beoordeling door de redactie op deze spelregels.

CAPTCHA
This question is for testing whether or not you are a human visitor and to prevent automated spam submissions.