Bent u nog mee?

Overheden wordt nog wel eens verweten onduidelijk en onnodig ingewikkeld te communiceren. De gevolgen zijn ernstig: een dalend vertrouwen in de overheid en forse financiële gevolgen voor zowel de burger als voor de overheid zelf. Verbetering is dus nodig en ook mogelijk. Voorbeelden uit het buitenland laten zien dat vooral politieke en bestuurlijke wil noodzakelijk is om tot goede resultaten te komen. Met deze vaststelling is het Netwerk Begrijpelijke Overheid (NBO) eind 2018 begonnen met de campagne Direct duidelijk.

Het doel is dat alle Nederlandse overheidsorganisaties voortaan gaan communiceren in duidelijke taal. Campagneleider van Direct duidelijk, Lodewijk van Noort, legt uit hoe we daarvoor kunnen zorgen.

'Bij het omschakelen naar begrijpelijke taal zul je je echt moeten inleven in de doelgroep.'

Om te beginnen met een voor de hand liggende vraag. Waarom schrijven ambtenaren eigenlijk onnodig ingewikkeld?

'Het is blijkbaar iets wat bij alle overheden speelt. Ik denk dat het te maken heeft met het feit dat je als ambtenaar dagelijks wordt omringd door mensen die dezelfde taal spreken. Er wordt veel gebruik gemaakt van jargon. Je werkt per slot van rekening bij een beleidsorganisatie.'

'Veel jonge mensen die aan de slag gaan bij de overheid beginnen fris, maar binnen drie maanden schrijven ze heel ambtelijk. Simpelweg omdat ze denken dat het zo moet. En dan is het moeilijk om je uit die wereld te tillen.'

Hoe moeilijk is het om als organisatie of ambtenaar om te schakelen naar begrijpelijke  taal?

'Dat is niet gemakkelijk. Bij het omschakelen naar begrijpelijke taal zul je je echt moeten inleven in de doelgroep, zeker bij kwetsbare groepen. Dat is bijna een vak. Maar het gaat er vooral om dat je je bewust bent van de ingewikkelde taal die je gebruikt. Dat is een belangrijke eerste stap. Juristen zullen hun tekst bijvoorbeeld beginnen met een juridische redenering, om daarna de gevolgen voor de burger uit te leggen. Een burger wil juist het omgekeerde.'

'Je hoeft het ook niet helemaal zelf te doen. Een collega die daartoe beter onderlegd is, kan bijvoorbeeld helpen. Er zijn ook schrijftips en er staat een checklist op de website van Direct duidelijk waarmee inzichtelijk wordt welke principes erachter zitten. Sommige ambtenaren kunnen het hierna zelfstandig oppakken, anderen zullen ondersteuning nodig blijven hebben.'

'Maar je kunt je tekst ook laten herschrijven door professionals. Als je teksten uitbesteedt, let er dan wel op dat je bij het hele proces nauw betrokken bent, zodat je weet welke afwegingen meespelen om een tekst helderder en duidelijker te maken. Het zit ook niet alleen in de taal, ook de keuze voor het juiste beeld en een goede opmaak zijn van groot belang.'

'Heldere communicatie leidt ook tot efficiency en kostenbesparing.'

De kern van de campagne is om zoveel mogelijk overheden de Direct duidelijk deal te laten ondertekenen. Wat houdt die deal in?

'In het Netwerk Begrijpelijke Overheid kregen we eens een presentatie over een praktijkvoorbeeld uit Noorwegen waaruit bleek dat het gebruik van heldere taal in een overheidsorganisatie vaak afhangt van een paar medewerkers binnen de organisatie. Maar als het in de top belangrijk wordt gevonden, wordt het beleid, en als je beleid hebt, gaat er echt iets gebeuren. Daarom zijn we met die deal begonnen: maak als overheidsorganisatie beleid rond heldere taal en laat dat op een zo hoog mogelijk niveau vastleggen. Dat zie je bijvoorbeeld bij de gemeenten Oss en Etten-Leur, waar bestuurders het op de agenda hebben gezet. Voor de burgemeester van Etten-Leur was dit zelfs een speerpunt. Met de Direct duidelijk deal bouw je ook aan een netwerk van overheden die elkaar nodig hebben en van elkaar kunnen leren.'

'De Direct duidelijk deal past trouwens uitstekend in het inclusiebeleid van de overheid. Daarin is het uitgangspunt dat je als overheid niemand wilt uitsluiten. De bestuurders hebben in de gaten dat het gebruik van ingewikkelde communicatie mensen uitsluit van al het goede dat een overheidsorganisatie te bieden heeft, bijvoorbeeld voorzieningen. Met ingewikkelde communicatie bereik je niet de mensen die ze het hardst nodig hebben. Daarnaast zorgt heldere communicatie ook voor efficiency: minder klachten, minder telefoontjes en mailtjes, wat zorgt voor minder werk voor ambtenaren, kostenbesparingen en een toenemende tevredenheid bij de burger.'

Dat lijkt me een behoorlijke investering. Wat vraagt dat van een organisatie?

'Een deal klinkt zwaar, maar dat is het niet. Met de ondertekening zeg je eigenlijk: ik onderschrijf het en ga ermee aan de slag. Veel organisaties doen al iets zonder het te beseffen, denk bijvoorbeeld aan het gebruik van een schrijfwijzer. Je zou ook een training kunnen geven rond heldere taal en communicatie. Kortom, het is niet heftig of zwaar voor een organisatie, maar als je je committeert, dan moet je het wel doen. Vanuit Direct duidelijk kijken we ieder jaar wat er is gebeurd. Dan kunnen we ook zien of we ergens mee kunnen helpen. Het gaat ons om het positieve effect.'

Moeten ze het alleen doen?

'Onze website biedt een schat aan informatie, met schrijftips, voorbeelden van andere organisaties rond het gebruik van heldere taal, adviezen voor beleid en het schrijven van artikelen en rapporten. We verzorgen ook workshops op aanvraag en organiseren regiobijeenkomsten om overheden te informeren over hoe Direct duidelijk werkt. We willen onder meer antwoord bieden op de vraag hoe je Direct duidelijk blijvend op de kaart zet binnen je organisatie.'

Direct duidelijk past binnen het programma Passend Contact met de Overheid (PCMO) van staatssecretaris van Binnenlandse Zaken Raymond Knops. Direct duidelijk werkt ook nauw samen met de Vlaamse tegenhanger Heerlijk Helder.